Flexi IT

Modul zákazník (VO, SO, MO, Dom) soustřeďuje informace o zákazníkovi: jeho typ (osoba, obchodní firma), bonita, adresy, kontaktní údaje, aktivity, které s ním byly realizovány. Souběžně jsou pod zákazníkem vedeny finanční informace, které soustřeďujeme do smluvního účtu. Tyto informace specifikují, jaké typy platebních operací budou probíhat mezi zákazníkem a dodavatelem, v jaké měně, jakým způsobem (SIPO, převod z účtu, složenka atd.).

Zadání smluv (v různých segmentech) je možné z webového prostředí nebo v řešení FLEXI IT. Smlouvy jsou vedeny pod konkrétním Zákazníkem a definují rozsah „služeb“ a produktů, které se dodavatel zavázal zákazníkovi dodat. Tyto smlouvy je možné tisknout či elektronicky zasílat zákazníkům. V rámci zákazníka jsou veškeré dokumenty ukládány na jedno místo, stejně tak jako mohou být hromadně generovány a odesílány přímo z našeho řešení.

Ve chvíli podpisu smlouvy se proces přesouvá do modulu Záloh, kde se dle informací na smlouvě generují zálohy zákazníkům včetně platebního kalendáře. Zálohy je možné hromadně generovat, upravovat či individuálně nastavovat dle typu zákazníka. Proces fakturace probíhá z příchozích odečtů, které jsou následně propočítány do tzv. zúčtování – podklad k fakturaci určený ke kontrole Backoffice. Zúčtování obsahuje základní prvky – obchodní složky, distribuce, ekologická daň, diagram spotřeby. Takto vystavené zúčtování následně proběhne kontrolou a je možné následně hromadně vystavit faktury.

Komunikace s OTE probíhá v modulu Zprávy OTE a podporuje dva procesy, a to odečtový a změna dodavatele. Obecně probíhá komunikace s OTE na bázi server-server a zasílání XML zpráv. Tyto zprávy jsou ukládány na centralizované místo, kde dle typu zprávy je následně zpráva zpracována. V případě odečtových zpráv probíhá jejich převod a kontrola spotřeby u zákazníka a následně vystavené zúčtování a faktury.

Modul změny dodavatele umožňuje obsluze efektivně a hromadně řídit proces změny dodavatele dle typu dané smlouvy. Dávkové zpracování a přímá komunikace OTE zajišťuje včasnou a legislativní podporu těchto procesů. V našem řešení jsou tyto změnové procesy řízeny Workflow, které nabízí obsluhu v dalších krocích daného scénáře/typů procesů změn dodavatele (bez přepisu, s přepisem, atd.).

Upomínání je řízeno samostatným modulem, který obsahuje veškeré zákazníky, kteří mají vystaveny doklady po splatnosti. Dle vybraného scénáře upomínání následně systém spouští jednotlivé kroky (např. zaslání upomínky č.1 na email, dopisem či kontakt call centrem). Současně lze nastavit možnost penalizace a poplatků za vystavené upomínky.

Definice produktů a ceníků je v našem řešení velice flexibilní. V kontextu silné administrace umožňuje klíčovému uživateli nastavit parametry produktu a ceny. V případě ceníku se jedná o velice triviální postup kopie předchozího ceníku, úpravy cen a následně definování platnosti. Co se týká distribučních ceníků, ty jsou v rámci legislativního dohledu v kompetenci naší společnosti.

V kontextu externích obchodních sítí naše řešení pracuje s logikou provizního modelu. Každý externí subjekt (obchodník, síť) pracuje s tzv. partnerským portálem, kde vidí své zákazníky a provize, které mu byly uznány. Logika výpočtu provizí je pro každého dodavatele individuální stejně jako frekvence jejich vyplácení. Naše řešení umožňuje různé scénáře provizních schémat v závislosti na životním cyklu smlouvy, zákazníka atd. Výstupem je sjetina provizí partnerským sítím.

Řešení FLEXI disponuje logikou párování plateb, kdy na vystavené doklady jsou očekávány platby. Po importu bankovního výpisu do systému dochází k jeho zaúčtování a následnému automatickému párování plateb. Existuje cca 10 metod, jak rozpoznat a přiřadit platbu na daný doklad, přičemž systém pracuje s tou nejpravděpodobnější a postupně umořuje bankovní výpis. Výstupem jsou napárované platby k jednotlivým dokladům a v případě neobjasněných plateb systém pomáhá dohledat platbu či doklad prostřednictvím modulu Neobjasněné platby.

V rámci našeho řešení existuje integrované účetnictví komodit, kdy přebíráme kontační matici provozního účetnictví dodavatele a dle něj se provádí jednotlivé účetní operace. Veškeré pohyby na analytických účtech podléhají kontrole a spadají do tzv. „vedlejší hlavní účetní knihy“. Současně lze ze systému generovat jednotlivé podklady pro odvod DPH, výkazy ekologické daně, výkazy za LDS apod. Do provozního účetnictví jsou pouze kumulované záznamy o jednotlivých komoditách.

FLEXI IT disponuje interním matematickým modelem, který umožňuje vypočítat nevyfakturovanou spotřebu za jednotlivé segmenty, zákazníky či komodity. Základem je tzv. plán, který je odvozen od vstupních dat a diagramů, následně v časové periodě realita odběrových statistik a závěrem je přehled vystavených faktur za jednotlivé segmenty.

FLEXI IT je modulový systém, který pokrývá různé procesy napříč dodavatelskou společností. Díky robustnímu Worklflow umožňuje procesy automatizovat a kontrolovat jejich korektnost. Definice worflow a jeho podmínek spadá do úrovně přístupu typu administrátor, přičemž veškeré aktivity systému či uživatelů jsou logovány.

Vstupem do webového portálu je registrace zákazníka v několika krocích. Poté získá již exitující zákazník dodavatele přístupové údaje prostřednictvím různých komunikačních kanálů. Po přihlášení je umožněno uživateli sledovat své faktury, odběry, odběrové statistiky, saldokonto, uhrazené faktury, zadávat samoodečty či požadavky na rezervovanou kapacitu.